Stap 1: Een vermoeden van fraude

U heeft een vermoeden dat een werknemer, een ex-werknemer of een derde fraude heeft gepleegd. Omdat u een melding heeft gekregen, u spullen mist of omdat uw marges om onverklaarbare redenen zijn gedaald. Dan is het belangrijk dat u die vermoedens eerst concreet maakt voordat u een fraudeonderzoek opstart. Want zonder concreet vermoeden (ook wel ‘gerechtvaardigd belang’ genoemd) kunt u geen onderzoek laten doen.

Tips:

1. Ga in deze fase voorzichtig te werk. Maak een (anonieme) melding bijvoorbeeld niet te snel openbaar. Hiermee geeft u de dader de gelegenheid om sporen te wissen. Ook loopt u het risico dat u hiermee iemand onnodig beschadigt.
2. Maak een tijdlijn. Wanneer is de mogelijke fraude ontdekt en welke acties zijn daarop gevolgd?
3. Breng in kaart (indien mogelijk) van wie u de melding/signalen heeft gekregen en wie er nog meer op de hoogte (kunnen) zijn.
4. Heeft u een anonieme melding gehad? Ga dan eerst na of hetgeen gemeld is feitelijk wel mogelijk is. Mist u goederen? Ligt er een zogenaamde ‘grijpvoorraad’ in het magazijn? Etc.

Stap 2: Intake

Zodra de vermoedens concreet zijn, vraagt u een fraudeonderzoek aan. Tijdens de intake worden uw vermoedens, de aanwijzingen die grond geven voor nader onderzoek en de onderzoeksmogelijkheden besproken. Ook krijgt u tijdens dit gesprek een advies over de haalbaarheid van het onderzoek.

Goed om te weten:

In deze fase is het van belang vast te stellen dat er inderdaad een gerechtvaardigd belang is. Ook moet het doel van het onderzoek worden vastgesteld en moeten de in te zetten onderzoeksmethoden voldoen aan het proportionaliteits- en subsidiariteitsbeginsel. Dit betekent dat de gebruikte onderzoeksmethoden in een redelijke verhouding moeten staan tot het onderzoeksdoel en die onderzoeksmethoden gekozen moeten worden die het minst bezwarend zijn voor de betrokkene(n).

Stap 3: Plan van aanpak

In overleg met u wordt een plan van aanpak opgesteld, waarin het doel en de onderzoeksmethode worden beschreven.

Goed om te weten:

Wellicht denkt u dat het doorlopen van deze stappen (te) lang duurt. Dan is het goed om te weten dat zij indien nodig binnen een werkdag kunnen worden uitgevoerd. Deze stappen kunnen niet worden overgeslagen. Een zorgvuldig onderzoek, waarvan u de uitkomsten later met een gerust hart in een juridische procedure kunt gebruiken vraagt immers om een zorgvuldige voorbereiding.

Stap 4: Onderzoek

Vervolgens start het fraudeonderzoek. Daarbij kunnen de volgende onderzoeksmethoden worden ingezet:

• desk research
• onderzoek van de administratie
• interviewen van getuigen, medewerkers of tipgevers
• (verborgen) cameratoezicht
• observaties
• digitaal onderzoek

Om te voorkomen dat het bewijs wordt vernietigd kunnen we in deze fase ook bewijsbeslag (laten) leggen.

Tip:

Stel in deze fase ook uw advocaat en/of accountant van het onderzoek op de hoogte. Zeker als de fraude vanwege de mogelijke omvang of betrokkene(n) van invloed kan zijn op het jaarverslag, is het verstandig om de accountant bij het onderzoek te betrekken. Dit voorkomt dat de accountant op een later moment ook nog een eigen onderzoek moet doen.

Bevestigt het onderzoek uw vermoedens? Dan vindt er altijd hoor en wederhoor plaats en zal er dus ook een gesprek plaatsvinden met de betrokkene(n).

Stap 5: Onderzoeksrapportage en (juridisch) advies

U ontvangt het onderzoeksverslag en een advies over de (juridische) vervolgstappen.

Stap 6: Onderzochte personen in kennis stellen

Zijn er bij het onderzoek persoonsgegevens verwerkt? Dan moeten de onderzochte personen na afloop op grond van wet- en regelgeving worden geïnformeerd over het onderzoek, in wiens opdracht het is verricht en met welk doel.