Van een greep uit de kas tot het stelen van goederen uit het magazijn. Diefstal door eigen medewerkers is één van de meest voorkomende vormen van bedrijfsfraude. Vaak zorgt het voor een arbeidsconflict. Hoe is de kans op fraude te beperken? Wat moet u doen als u de fraude ontdekt? Ontdek er alles over in dit artikel.
51% van de bedrijven had er afgelopen 2 jaar mee te maken. De meeste fraude wordt gepleegd door eigen medewerkers. Dit blijkt uit eigen onderzoek van Fraude.nl (uitgevoerd door partner Allianz Trade).
Veel voorkomende vormen van fraude door eigen medewerkers:
Controleren van medewerkers gebonden aan privacy-regels
Om medewerkers te controleren zou u camera’s kunnen plaatsen en het e-mailverkeer van een werknemer kunnen inzien. Maar daarmee begeeft u zich op glad ijs. Zowel het plaatsen van camera’s alsook het inzien van e-mailverkeer is aan strikte privacyregels gebonden. Al snel overtreedt u wettelijke regels. Wat er wel mogelijk is op dit gebied verschilt per bedrijf (branche). Wilt u hierover meer weten?
We helpen u graag verder.
Een belangrijke bron is het spreken van getuigen. Voor het opzetten van een fraudeonderzoek moet u gegronde redenen hebben. Ook hierbij geldt weer dat u de privacyregels goed in acht moet nemen. Voor een onafhankelijk onderzoek kunt u vaak beter de hulp inroepen van specialisten, zoals Fraude.nl of de politie. Zij benaderen het onderzoek objectief en zijn niet bevooroordeeld door emoties die er vaak bij komen kijken.
De aanwezigheid van de betreffende medewerker kan het fraudeonderzoek bemoeilijken. Vaak is het verstandig de betrokken medewerker te schorsen. Dat moet dan wel goed onderbouwd worden. Een onterechte schorsing kan leiden tot een schadevergoeding en bemoeilijkt een eventueel ontslag.
Is de gepleegde fraude beperkt dan kunt u er voor kiezen om de betreffende medewerker een officiële waarschuwing te geven. Documenteer dit goed. Zet de waarschuwing, de afspraken die u maakt, de reactie van de medewerker en ook eventuele getuigenissen op papier en laat die door de medewerker ondertekenen.
Fraude door een eigen medewerker kan de arbeidsrelatie stevig aantasten. Vaak ontstaat een onwerkbare situatie. Dan kunt u een ontslagprocedure starten. Doe dit niet zonder hulp van een juridisch adviseur.
Is de fraude evident en van enige omvang dan kunt u uw medewerker op staande voet ontslaan. In een gesprek informeert u uw medewerker hierover. Stuur vooral ook een officiële schriftelijke bevestiging in de vorm van een formele ontslagbrief. Geeft duidelijk de reden van het ontslag aan. Het is verstandig om deze reden zorgvuldig te formuleren, ook omdat de ontslagbrief de ontslagreden juridisch fixeert. U mag de reden in een later stadium niet meer aanpassen of aanvullen.
Heeft u in het arbeidscontract een boeteclausule opgenomen over bedrijfsfraude? Dan kunt u een boete opleggen. Ook kunt een schadevergoeding eisen via een strafproces of civielrechtelijke vordering.
Als is vastgesteld dat een medewerker zich schuldig heeft gemaakt aan diefstal, heeft u als werkgever de mogelijkheid de medewerker op staande voet te ontslaan. De wet stelt eisen aan een rechtsgeldig ontslag op staande voet.
U hoeft niet te vrezen dat u niet aan de eis van onverwijld ontslaan voldoet wanneer u het recht van hoor en wederhoor toepast of eerst nog (juridisch) advies inwint. Zorgvuldig onderzoek vergt nu eenmaal tijd. Maar zodra is vastgesteld dat de medewerker zich schuldig heeft gemaakt aan fraude, moet u voortvarend handelen. U kunt de medewerker bijvoorbeeld niet nog een paar dagen laten doorwerken. Dan is het kennelijk niet zo ernstig en geldt het ontslag op staande voet dus ook niet.
Meestal informeert u de medewerker eerst in een gesprek over het ontslag. Cruciaal is vervolgens de schriftelijke bevestiging. Daarom stuurt u een formele ontslagbrief binnen drie dagen nadat u het ontslag bekend heeft gemaakt. U bent verplicht om in deze brief duidelijk te maken op grond waarvan u het ontslag heeft gegeven. Het is verstandig om deze reden zorgvuldig te formuleren, ook omdat de ontslagbrief de ontslagreden juridisch fixeert en uw bewijslast als werkgever bepaalt. U mag de reden in een later stadium niet meer aanpassen of aanvullen.
Indien de rechter het ontslag op staande voet rechtsgeldig acht, heeft de medewerker geen recht op een ontslagvergoeding. De arbeidsovereenkomst eindigt met onmiddellijke ingang, zonder dat u een opzegtermijn in acht hoeft te nemen.
Wij kunnen u op verschillende vlakken bijstaan. Afhankelijk van de casus kunnen we verborgen camera('s) inzetten, de betreffende medewerker observeren of werken met gps-tracking. Alles wordt verwerkt in een heldere rapportage zodat u juridisch sterk staat om tot maatregelen over te gaan, zoals ontslag. En daar zal één van onze ervaren advocaten u in bijstaan. U wordt vanaf het begin tot het einde geadviseerd over het te nemen stappenplan.
Als u vermoedens heeft dat er een diefstal heeft plaatsgevonden dan starten we een fraudeonderzoek. We kunnen u ook adviseren over preventie.
Fraude door medewerkers is nooit helemaal te voorkomen. Wilt u uw bedrijf beschermen tegen financiële verliezen als gevolg van diefstal door medewerkers? Overweeg dan een fraudeverzekering.
De advocaten van Lexence beschikken over specialistische kennis van het arbeidsrecht, ondernemingsrecht en procesrecht. Door middel van grondige analyses en scherpe antwoorden garanderen wij een heldere strategie, gericht op het best haalbare resultaat. Zo nodig gaan we over tot procederen en beslaglegging.